5 belangrijke documenten:
- het projectinformatieprotocol
- Het BIM-uitvoeringsplan
- Informatie-uitwisselings-vereisten
- Het Master Information Delivery Plan
- De verantwoordelijkheidsmatrix
Het projectinformatieprotocol
Het projectinformatieprotocol is een contractueel document, opgesteld door de opdrachtgevende partij (de klant), waarin de afspraken over informatiebeheer en de verantwoordelijkheden en verplichtingen van elke partner zijn vastgelegd. Het is belangrijk om dit document te koppelen aan het hoofdcontract, bijvoorbeeld door middel van een clausule.
Het BIM-uitvoeringsplan (BEP)
Het BIM-uitvoeringsplan (BEP) is een document waarin een informatieleveringsteam (bijvoorbeeld het ontwerpteam) aantoont hoe het zal voldoen aan de behoeften van de opdrachtgevende partij (de klant), d.w.z. de eisen die in het MER zijn geformuleerd. Het is dus een antwoord op de EIR. Elk team dat informatie verschaft, moet een BEP opstellen. In een traditionele contractvorm bijvoorbeeld, moeten het ontwerpteam en de aannemer elk een BEP opstellen.
Informatie-uitwisselings-vereisten (EIR - Exchange Information Requirements)
Informatie-uitwisselings-vereisten (EIR - Exchange Information Requirements) is een document dat bepaalt welke informatie wanneer, door wie en hoe moet worden geleverd.
Aan het begin van het project stelt de opdrachtgevende partij (de klant) een eerste document (EIR) op met al zijn eisen. Hierin staat welke informatie hij in zijn bezit wil hebben, bijvoorbeeld om de besluitvorming tijdens het hele project (bouw en exploitatie) te vergemakkelijken. Daartoe stelt hij voor elk element in het model de specificaties vast waaraan dit element moet voldoen (in de voorontwerpfase moeten bijvoorbeeld de gaten in de muren worden gemodelleerd). Om een overdaad aan informatie en codering te voorkomen, is het belangrijk dat de opdrachtgevende partij (de klant) goed nadenkt over waarom de informatie nodig is.. De opdrachtgevende partij (de klant) zal in zijn EIR ook twee andere documenten opnemen: de projectinformatiestandaard en de informatieproductiemethoden en -procedures. In deze documenten kiest de opdrachtgevende partij (de klant) bijvoorbeeld het uitwisselingsformaat voor de BIM-modellen.
Vervolgens stelt de hoofdopdrachtnemer (bijvoorbeeld de architect) zijn eigen EIR op. Ten eerste vult hij deze aan met informatie die hij zal nodig hebben van de opdrachtnemers binnen zijn informatieleveringsteam om aan de vereisten van de opdrachtgevende partij (de klant) te kunnen voldoen. Ten tweede wijst hij de verschillende informatievereisten toe aan de taakgroepen binnen het informatieleveringsteam.
Om de EIR op te stellen, biedt het BIMids-platform een reeks fiches (webpagina’s) per type element (muren, vloerafwerkingen, sanitaire leidingen, radiatoren, …). Ze vormen een goed startpunt, maar moeten op projectbasis worden aangevuld/gewijzigd.
Het MIDP (Master Information Delivery Plan)
Het MIDP (Master Information Delivery Plan) is een document dat wordt opgesteld per informatieleveringsteam (bijvoorbeeld het ontwerpteam). Het is de gecoördineerde planning die de productie en aanlevering van informatie door alle taakgroepen definieert, d.w.z. het definieert wie welke informatie op welk moment levert.
Een Task Information Delivery Plans coördineert de planning per taakgroep (architecten, ontwerpbureaus, etc.) binnen het informatieleveringsteam. De teams voeren hun planning uit op basis van hun TIDP.
Het MIDP, dat een synthese is van de verschillende planningen, begeleidt en coördineert het werk van het informatieleveringsteam gedurende het hele project.
Het BIM-proces omvat ook andere documenten, zoals de bekwaamheids- en capiteitsanalyse, het risicoregister en het mobilisatieplan. Deze documenten hebben geen directe invloed op het beheer van projectinformatie. Ze helpen eerder om ervoor te zorgen dat de teams over de nodige kwalificaties beschikken om het project uit te voeren en, indien nodig, ervoor te zorgen dat er oplossingen worden geïmplementeerd om dit te bereiken.
De verantwoordelijkheidsmatrix
De verantwoordelijkheidsmatrix is een document waarin de verantwoordelijkheden van elke partij voor de uit te voeren deliverables en taken worden opgesomd. Dit document zorgt ervoor dat alle deliverables en taken worden toegewezen en dat dezelfde taak of deliverable niet meerdere keren door verschillende partijen wordt uitgevoerd.
Voor meer gedetailleerde informatie over de inhoud van deze documenten en om toegang te krijgen tot de templates geproduceerd door de Cluster Digital Construction: raadpleeg de Belgische ISO 19650 Wiki.
Het BIM Framework kan worden geraadpleegd om het proces te begrijpen.